ABC de la declaración de renta para primeros contribuyentes

Declarar renta es el plan favorito de nadie, pero hay que hacerlo. Si está en sus primeros pasos, no sabe si le toca o no le entiende al contador, revise esta guía. La autora nos cuenta su experiencia y la de otros, habla con expertos y nos explica los requisitos y papeles que toca enviarle al contador, que mi dios lo bendiga.

Casi siempre, a mediados de año, empiezan a llegar los correos y mensajes de texto de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) avisando que se acerca un momento crucial del año: presentar la declaración de renta. Y es crucial porque, además de que es un deber contribuir como ciudadanos al funcionamiento del Estado, si no se hace en los tiempos previstos las multas son considerables.

Ningún trámite es entretenido, menos si implica meterse la mano al bolsillo y mucho peor cuando no se tiene ni idea de lo que toca hacer. Eso me ocurrió hace cuatro años cuando declaré renta por primera vez y entré en pánico porque, si mi mamá no me pregunta, nunca me habría percatado de que a mí, una periodista freelance con ingresos pírricos, me tocaba declarar.

Luego de esa primera vez me quedé pensando en que a muchos millennials como yo –tengo 36– e incluso a los más jóvenes el tema de declarar renta les debe parecer ininteligible, no solo porque no están familiarizados con el trámite, sino porque es un proceso complejo que implica hacer cálculos matemáticos, pero además conocer muy bien la legislación tributaria para saber qué gastos e ingresos obligan a declarar o pagar renta –que no son lo mismo– y qué cosas se pueden hacer para reducir impuestos.

Conversé con tres millennials treintañeros y les pregunté si habían declarado renta al menos una vez en la vida, cómo lo habían hecho y qué sabían del proceso. Ellos, al igual que yo, empezaron un poco guiados por los consejos de sus familiares y casi siempre delegando el trámite a un contador, pero a pesar de que ya lo han hecho varias veces no entienden muy bien cómo se realiza, no entienden por qué declarar no implica necesariamente pagar ni cuáles son los documentos que se necesitan.

En un principio esperaba que Luis Carlos Reyes, antiguo director de la DIAN mejor conocido como Mr Taxes, nos diera una de las legendarias respuestas que lo hicieron famoso en redes sociales, pero al momento de empezar la investigación para este artículo, Reyes fue nombrado ministro de comercio. Sin embargo, obtuve una respuesta de la DIAN, conversé con un contador y con una experta en tributación para crear esta guía que le puede servir si tiene que declarar renta este año y no tiene ni idea de qué hacer ni por dónde empeazar.

¿Qué es la declaración de renta?

Le hice esta pregunta a Santiago Mena, abogado caleño de 30 años y a Nathaly Gómez, investigadora social y docente de 36 años que vive entre Tijuana y Bogotá. Digamos que ambos más o menos saben por qué se declara, pero no logran definir qué es.

Según Santiago, con todo y el lenguaje abogadesco, la declaración es una “obligación que las personas naturales y jurídicas tienen en torno a sus negocios e ingresos en Colombia y que, de acuerdo con ciertos requisitos, los obliga a tributar para contribuir con la financiación de los programas del Estado”. Para Nathaly “es una manera que tiene el Estado para ver cómo los ciudadanos obtienen sus ingresos, egresos, cómo utilizan su plata, cómo la han invertido…”.

En realidad, la declaración de renta es un documento -el formulario 210- que, de acuerdo con la DIAN, los ciudadanos debemos diligenciar anualmente para informarle a esta entidad sobre nuestro patrimonio, deudas, ingresos y gastos, entre otros asuntos relacionados con nuestra situación financiera en un periodo fiscal determinado.

Este último concepto, el periodo fiscal, es el tiempo sobre el cual se reporta. Por ejemplo, si usted, estimadx millennial o centennial, debe declarar renta en 2024, significa que debe reportar su estado financiero del último año fiscal, que para este caso es del 1 de enero al 31 de diciembre de 2023. Dicho en otros términos, cuando usted declara lo hace sobre los movimientos financieros del año anterior.

La DIAN define las fechas límite para hacer la declaración, que para las personas naturales -es decir, gente común y corriente, no vamos a hablar aquí de las empresas- debe realizarse entre el 12 de agosto y 24 de octubre de 2024. Para saber su fecha límite tome los dos últimos dígitos de su cédula y búsquelos en el calendario tributario.

¿Por qué hay que declarar renta?

Parte de la respuesta la dieron Santiago y Nathaly: es al mismo tiempo una obligación ciudadana y una forma en la que el Estado registra los movimientos financieros de las personas. Según la DIAN, la declaración le permite al Estado determinar la capacidad económica de los contribuyentes y recaudar impuestos de forma justa y equitativa.

Sin embargo, hay otra explicación más compleja pero interesante. Liliana Heredia, directora de tributación del Observatorio Fiscal de la Universidad Javeriana, explica que se declara porque es un deber ciudadano informar al Estado. Es decir que es una cuestión ética, pero también una obligación, porque de no hacerlo pueden venir sanciones como multas o cobro de intereses. Por otro lado, si además de declarar debe pagar, ese dinero es una contribución a la sociedad porque se irá a financiar los programas y obras del gobierno.

¿Quiénes deben declarar renta?

Esto es lo más importante y es también la parte en la que muchos se enredan. La norma que rige la recaudación de impuestos en Colombia es el estatuto tributario; según esta ley, todas las personas debemos presentar la declaración de renta. Sin embargo, el estatuto contempla algunas excepciones que en ciertos casos exoneran de presentar esta obligación.

Antes de explicar cuáles son las excepciones, hay un concepto clave y es las Unidades de Valor Tributario o UVT. Para calcular si alguien debe declarar renta no se toma la cantidad de dinero que tenga, sino que esta se convierte en una UVT que, según la Guía ciudadana a la t r ibutación y el gasto del Estado Colombiano de Observatorio Fiscal de la Universidad Javeriana, es una medida que se usa para definir de manera más eficiente los tributos, ya que es constante en el tiempo y tiene un equivalente en pesos que el gobierno ajusta cada año. Para el 2023, 1 UVT equivale a $42.412 pesos

Ahora sí, los requisitos de acuerdo con la DIAN, pero –y esto es vital– sepa que si usted incumple una sola de las excepciones aquí descritas está obligado a declarar. Usted no están obligados a declarar aquellos:

Que no fueran responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA) a 31 de diciembre del año gravable 2023.
Que tuvieran un patrimonio bruto inferior o igual a 4.500 UVT, es decir, $190.854.000 a 31 de diciembre de 2023.
Que hubieran obtenido ingresos brutos inferiores a 1.400 UVT o $59.377.000 durante el año 2023.
Que hubieran realizado consumos mediante tarjeta de crédito inferiores o iguales a 1.400 UVT que equivale a $59.377.000 durante el año 2023.
Que hubieran realizado compras y consumos totales inferiores o iguales a 1.400 UVT, $59.377.000 durante el año 2023.
Que hubieran realizado consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras por valor total acumulado inferior o igual a 1.400 UVT, $59.377.000 durante el año 2023.

Tenga muy presentes las excepciones porque para saber si tiene que declarar le toca hacer cálculos y saber con certeza sus ingresos y patrimonio. Que no le pase lo que le ocurrió a Santiago, el abogado caleño, que realizó su primera declaración sin ayuda de un contador y luego se dio cuenta que no estaba obligado a hacerla. “Creo que yo no tenía la cantidad de ingresos como para declarar, creo que no me daba, pero no sé qué pasó, yo como que me equivoqué en el cálculo y la presenté así. Igual hacerlo no es pecado”.

Claro que no es pecado presentar la declaración cuando no está obligado, pero se puede meter en un problema si no cumple con la obligación cuando le toca.

Aunque dicen que cualquiera la hace, sea sensato

Esto nos lleva a otro tema que en su momento explicó Mr Taxes, ex director de la DIAN y es que Muisca, el sistema con el que funciona la DIAN, ahora es más amable y permite, supuestamente, que incluso usuarios no expertos puedan realizar su declaración de renta sin ayuda de un contador.

En la respuesta que nos dio la DIAN dicen que los contribuyentes primíparos puede usar herramientas como Ayuda Renta, que facilita el diligenciamiento o revisar la declaración sugerida, que es el formulario 210 diligenciado automáticamente por la entidad a partir de la información exógena –que es su información financiera entregada por otras instituciones como los bancos– pero, seamos honestos, este trámite es complejo y los errores pueden salir muy caros como para dárselas de experto.

Por eso es que Liliana Heredia, directora de tributación del Observatorio Fiscal de la Universidad Javeriana, dice que, aunque han mejorado el sistema esto no significa que cualquiera la pueda hacer. “Si yo no tengo ni idea de números, no sé leer el código tributario; me hablan de deducción, de ingreso no constitutivo de renta y me quedo en blanco, pues yo no creo que sea tan fácil hacer la declaración”.

Si lo que le hemos contado hasta aquí no ha sido suficiente ilustración, le cuento la historia de Ana Ríos. Ella es diseñadora gráfica de 32 años y vive en Bogotá. En el 2022 declaró renta y su contador le informó que tenía que pagar $90.000 pesos de impuesto de renta, pero ella creyó que podía pagarlos más adelante y se olvidó del tema. Cuatro meses después el contador le recordó que no había pagado y cuando Ana revisó se dio cuenta de que debía $140.000 pesos. “Yo me relajé y pensé que si lo hacía después tendría que pagar $10.000 pesos más o algo así, pero cuando veo los intereses de esa vaina me estaban comiendo, en cuatro meses subieron $50.000. Si el contador no me avisa no sé qué hubiera pasado”.

¿Qué documentos se necesitan para declarar renta?

Respuesta corta: todos aquellos que certifiquen sus ingresos, patrimonio, deudas, entre otros.

Respuesta larga: son muchísimos y lo mejor es que los busque con bastante antelación para que no lo coja la tarde. Según la DIAN, estos son los más importantes, aunque probablemente no los necesite todos o, por el contrario, necesite más (pregúntele a su contador).

Registro Único Tributario o RUT
Certificados o extractos de cuentas de ahorro y corrientes
Declaración del impuesto predial
Escrituras de bienes inmuebles y/o certificados de libertad y tradición emitido por instrumentos públicos
Facturas de compra o documentos donde conste el valor de adquisición de vehículos
Letras, pagarés, hipotecas y demás documentos que respalden cuentas por cobrar o deudas
Certificado de ingresos y retenciones
Certificados de ingresos por concepto de honorarios, comisiones y servicios
Certificados por concepto de dividendos y participaciones
Certificado de pagos de intereses por préstamos para adquisición de vivienda
Certificados por pagos de salud
Certificados de pagos de impuestos de Industria y Comercio, Avisos y Tableros y Predial

Cómo es declarar: el meollo de todo este asunto

De forma excesivamente resumida podríamos decir que la declaración de renta para personas naturales se hace sobre los ingresos y este dato se obtiene así:

Ingresos (salario, pagos recibidos por honorarios, arrendamientos, entre otros) – Gastos, costos que la ley permite restar y algunas exenciones = renta gravable

Los ingresos son como la bolsa de dinero con la que todos contamos. Dependiendo de su tamaño y, de acuerdo con el estatuto tributario, cada ciudadano debe sacar un monto que le entrega al Estado, ese es el impuesto de renta.

Sin embargo, si las cosas fueran tan sencillas, la cantidad de dinero que habría que tributar vía impuesto de renta sería altísima. Por eso existe algo llamado renta exenta y deducciones que son algunos ítems que se pueden se restar de los ingresos. Una tarea clave que realizan los contadores es revisar qué parte de los ingresos se puede restar para reducir el tamaño de la bolsa de dinero y por ende reducir el impuesto. Por esto es posible tener declaraciones de renta en las que el impuesto a pagar sea 0.
Entre las cosas que ayudan a reducir la renta gravable (la lista es muy larga, pero recuerde que la renta exenta y las deducciones son dos cosas diferentes, y que ambas ayudan a bajarla) se encuentran: tener dependientes económicos, realizar aportes a medicina prepagada, hacer aportes voluntarios a fondos de pensiones, tener créditos del Icetex o pagar intereses por créditos hipotecarios, entre otros.

Un contador que conozca muy bien el estatuto tributario y sea un capo haciendo declaraciones de renta le puede explicar, según su situación financiera, de dónde puede recortar para reducir el impuesto. Ojo, lo que acabo de explicar es completamente legal.

La declaración se hace de forma virtual en el sistema Muisca de la DIAN. Como si no fuera suficiente martirio, Muisca le sube dos niveles de complejidad a este trámite pues parece un programa diseñado con Windows 95, es poco amigable, enredado y lleno de la terminología tributaria que solo entienden los contadores, pero es lo que hay. Si nunca ha visitado esa página debe ingresar aquí como usuario nuevo y crear una cuenta.

Esos datos se los entrega al contador para que ingrese a su perfil –insisto, absténgase de hacer la declaración por su cuenta, déjela en manos expertas–. Allí va a encontrar la información exógena, que es el registro que han hecho de sus movimientos financieros los bancos, pero también las empresas en las que usted ha trabajado y que le han pagado, las compras que ha hecho, entre otras. En este punto el contador va a comparar la información exógena con toda la documentación que usted le entregó y hará los cálculos para determinar si debe pagar impuesto de renta.

Sorpresas desagradables: de cómo terminó teniendo que declarar y ni supo

Declarar renta puede traer sorpresas desagradables, como tener que pagar montos altísimos o que en la información exógena aparezca mucho más dinero del que realmente tiene. Hablé con Gabriel Ospina, el contador de Nathaly, la investigadora, y me explicó que eso ocurre por la frescura con la que algunos manejan su dinero y porque desconocen cómo funciona el sistema financiero.

Por ejemplo, algunas personas prestan las cuentas de ahorro para que familiares o amigos guarden su dinero allí; a simple vista no parece mala idea hacerlo, pero el sistema financiero asume que todo el dinero que esté en sus cuentas es suyo y lo va a reportar de esta forma. Recuerde que si su patrimonio supera las 4500 UVT -$190.854.000- le toca declarar.

Otra práctica que es muy frecuente entre quienes se llevan malas sorpresas, dice Ospina, es que las personas ‘paseen’ su dinero por diferentes bancos.

Supongamos que yo tengo 10 pesos en la cuenta de ahorros, pero abrí una cuenta nueva en una entidad diferente y pasé esos 10 pesos allí; aunque yo solo tenga 10 pesos realmente, el sistema financiero asume que moví 10 pesos en una cuenta y 10 pesos en otra y suma las cantidades. Mágicamente, pareciera que moví 20 pesos; y si sigo paseando la plata de cuenta en cuenta va a parecer que moví un montón de dinero que no tengo. Imaginemos el mismo ejemplo, no con 10 pesos sino con 10 millones, o con más plata y ahí sí podemos entender el nivel del descalabro. Así que sea racional con las transacciones y depósitos bancarios: si sus movimientos superan las 1400 UVT -$59.377.000- se fue de declaración.

Pero hay más. Las compras y consumos que superen 1400 UVT, eso es casi 60 millones de pesos, lo obligan a declarar y hay una forma en la que puede caer sin darse cuenta. Los supermercados y tiendas tienen programas de puntos para fidelizar a sus clientes y entre más compras realice, acumula más puntos que puede redimir en productos o participar en ofertas y rifas.

Voy a explicar el truco con una historia personal. Mi mamá acumula puntos en un reconocido supermercado y cada vez que va a pagar da su número de cédula para recibir los puntos que le corresponden por cada compra que realiza. Yo, creyendo ser una buena hija, siempre que voy a ese supermercado pago las compras con mi dinero, pero cuando la cajera me pregunta: “¿acumula puntos?”, yo respondo feliz que sí y doy el número de cédula de mi mamá. Ingenuamente siempre creí que la estaba ayudando a acumular puntos que le pueden servir para otras compras ¡ERROR! Los puntos sí quedan a nombre de mi mamá, pero la compra también, así la haya pagado yo. Si usted acumula puntos asegúrese de que sus familiares o amigos no den su cédula indiscriminadamente cuando hacen compras, sobre todo si estas son de productos costosos como electrodomésticos.

Coda:

Realizar trámites engorrosos es parte de la vida adulta que los millennials y los centennials no vimos venir pero, como todo, hay que resolverlo para no meterse en problemas con las autoridades. Con la declaración de renta creo que no se trata de volverse contador o abogado tributarista, sino de ser ordenado, de guardar los desprendibles de pago del sueldo si es empleado, o llevar la cuenta de cuánto le pagaron al año si es independiente como yo. Creo que también se trata de tomar consciencia del dinero que se tiene; de que la DIAN se va a enterar de cualquier movimiento financiero que haga y de que es mejor contar con los documentos que soporten en qué se gastó su plata. Se trata de no ponerse de botaratas a sacar tarjetas de crédito y endeudarse por encima de sus posibilidades. Se trata de ponerse serix con las finanzas. Y de conseguir un contador de confianza.

Etiquetas